L'option pour la déduction des frais réels permet aux salariés de déduire le montant exact de leurs dépenses professionnelles plutôt que la déduction forfaitaire de 10%. Déplacements, repas, double résidence, formation, matériels professionnels... tous les frais inhérents à l'emploi sont déductibles.
La distance domicile-travail ne dépasse pas 40 km (aller simple). Le fisc admet alors la déduction intégrale de vos frais de transport. Au-delà, les frais supplémentaires ne sont déductibles que si vous justifiez de circonstances particulières.
Les frais de déplacement entre votre domicile et votre lieu de travail constituent des frais professionnels déductibles si vous pouvez justifier le moyen de transport utilisé, la distance parcourue à titre professionnel et le nombre de jours travaillés dans l’année. Un seul aller-retour quotidien est autorisé. Mais dans certaines circonstances, vous pouvez déduire les frais exposés pour deux trajets quotidiens : vous avez des heures de travail réparties en début et en fin de journée ; vous avez des problèmes de santé ; vous hébergez une personne nécessitant une assistance particulière ; vous ne pouvez pas vous restaurer à proximité de votre travail, etc.
En cas d’utilisation mixte du véhicule (professionnelle et personnelle), seule est déductible la part des frais qui résulte de son utilisation professionnelle. Vous devez proratiser vos frais en fonction du rapport existant entre les kilomètres parcourus à titre professionnel et le nombre total de kilomètres parcourus dans l’année.
Vous pouvez utiliser le barème kilométrique publié par le fisc pour évaluer vos frais de véhicule (que vous en soyez propriétaire ou pas). Il est fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel. Il tient compte de sa dépréciation, des frais de réparation, d’entretien, d’usure des pneus, des primes d’assurance, du loyer pour les véhicules loués et de la consommation de carburant. En revanche, Il n’englobe pas les frais de garage, de parking et de péage que vous pouvez déduire en plus, ainsi que les intérêts payés en cas d’achat à crédit du véhicule.
L'utilisation des barèmes kilométriques n'est pas obligatoire. Vous pouvez préférer tenir compte des dépenses de véhicule que vous avez réellement payées dans l'année et dont vous pouvez prouver la réalité (entretien, réparations, frais de carburant, pneumatiques, prime d’assurance…). Vous pouvez aussi déduire la dépréciation du véhicule utilisé constatée dans l’année (par rapport à sa valeur à l’Argus, par exemple) et les intérêts du prêt souscrit pour son achat. Si le véhicule est loué, le loyer constitue aussi une dépense déductible. A noter, enfin, si vous déduisez vos dépenses réelles de véhicule, le fisc vous autorise néanmoins à valoriser vos frais de carburant forfaitairement, au moyen du barème carburant spécifique qu'il publie chaque année.
La distance domicile-travail dépasse 40 km. La déduction n’est admise qu’à hauteur des 40 premiers kilomètres. Par exception, cependant, si l’éloignement est justifié par des circonstances exceptionnelles, vous pouvez des frais supportés au-delà de cette distance.
Les contraintes liées à votre emploi. Différentes circonstances peuvent justifier une distance supérieure à 40 km entre domicile et travail : difficultés à retrouver un travail proche de chez soit après un licenciement et opportunité d’en accepter un plus éloigné ; situation économique de l’employeur ; manque de qualification du salarié, fonctions occupées… La mutation peut aussi justifier une distance supérieure à 40 km, lorsqu’elle est liée à un déménagement de l’entreprise, à une promotion ou à tout autre motif indépendant de la volonté du salarié. De même, le fait d’exercer une double activité salariée dans deux villes différentes peut justifier la déduction au-delà de 40 km, dès lors que le contribuable établit son domicile à proximité de la ville où il exerce son activité prépondérante.
Le lieu de travail de votre conjoint. Cette circonstance impose parfois à l’autre époux de parcourir une distance supérieure à 40 km pour rejoindre son lieu de travail. Dans ce cas, si l’un des conjoints réside près de son travail, la déduction intégrale des frais supportés par l’autre est admise. De même, lorsque des époux travaillent dans deux villes et résident dans une troisième, ils peuvent déduire intégralement leurs frais de transport si la distance entre le domicile et le travail n’excède pas, pour l’un, 40 km. Dans le cas contraire, la déduction est autorisée pour chacun à hauteur des 40 premiers km.
L’état de santé de vos proches. Les problèmes de santé de vos proches peuvent justifier le maintien de votre domicile à plus de 40 km de votre travail, dès lors que cet état est attesté par un certificat médical. Vous pouvez par exemple invoquer l’âge avancé et l’état de santé précaire de vos parents vous obligeant à résider près d’eux ou leur invalidité si elle implique votre assistance régulière. De même, la nécessité de conserver votre habitation près des structures d’accueil adaptées à votre enfant handicapé justifie le maintien de votre domicile à plus de 40 km de votre travail.
Les difficultés à vous loger. Le fisc vous autorise à déduire l’intégralité de vos frais de transport si vous éprouvez de réelles difficultés financières pour vous loger à proximité de votre lieu de travail. Par exemple, parce que ce dernier est situé du côté étranger d’une zone frontalière. Mais vous devez alors démontrer que le choix d’une résidence plus proche entraînerait des dépenses hors de proportion avec vos revenus.
L'option pour les frais réels est simple à exercer. Il suffit d'indiquer le montant global des frais dont vous demandez la déduction page 3 de votre déclaration de revenus.
Vous devez joindre la liste détaillée de vos frais professionnels sauf si vous déclarez par internet. Vos justificatifs, en revanche, doivent être conservés. Vous les présenterez au fisc s’il vous les demande.
Un seul mode de déduction est possible pour l’année entière. Cette règle vaut même si vos salaires proviennent de l’exercice de plusieurs activités, si vous avez perçu des allocations de chômage et des salaires la même année ou si vous avez exercé à la fois une activité stable et une activité intérimaire.
En revanche, au sein de votre foyer, chaque membre peut choisir le mode de déduction qui lui est le plus favorable.
Les meubles, l’outillage et le mobilier nécessaires à l’exercice de votre profession sont déductibles l’année de leur acquisition, si leur valeur ne dépasse pas 500 €. Au-delà, vous pouvez déduire une somme correspondant à une annuité d’amortissement calculée par rapport à la durée de vie probable du matériel en cause.
En cas d’achat d’un véhicule ou de gros outillage, vous pouvez tenir compte de la dépréciation effective que ces biens ont subie dans l'année. Cette dépréciation est égale à la différence entre la valeur réelle du bien au premier et au dernier jour de l’année. Pour les véhicules, vous pouvez déterminer cette dépréciation en vous référant à leur valeur sur le marché de l’occasion.
Les frais d’achat d’un ordinateur à usage professionnel peuvent être amortis sur 3 ans (le coût des logiciels est déductible intégralement l’année de leur acquisition).
Si vous êtes obligé de disposer d’un local professionnel spécifique pour l’exercice de votre profession, distinct des locaux mis à disposition par votre employeur, vous pouvez déduire les frais correspondants.
Sont déductibles : le loyer ; les dépenses d’entretien, de réparation et d’amélioration ; les dépenses locatives (frais de nettoyage, de gardiennage, de ramonage, d’éclairage, de chauffage, primes d’assurance…) ; vos impôts locaux ; les dépenses d’agencements spécifiques à l’exercice de votre profession ; vos charges de copropriété ; les intérêts d’emprunts contractés pour l’acquisition, la construction ou les grosses réparations du local, etc.
Votre activité doit nécessiter par nature un tel local. C’est le cas si vous êtes musicien, enseignant et n’avez pas de bureau dans votre établissement ou encore représentant et devez stocker des produits à domicile.
Vous devez être en mesure de prouver que les frais dont vous demandez la déduction ont été supportés pour les besoins de votre activité professionnelle et qu’ils ont été payés dans l'année.
Il est préférable de conserver les factures, même si le fisc admet tous les moyens de preuve et recommande une certaine souplesse dans l’appréciation des justifications produites. Vous n’êtes pas obligé de tenir une comptabilité précise de vos dépenses professionnelles, mais vous devez être capable de produire des pièces attestant leur réalité et leur montant.
Les justificatifs doivent être d’autant plus précis que le montant des frais pourrait, a priori, paraître anormal ou disproportionné par rapport à votre activité ou à votre rémunération.
L’administration apprécie souverainement la valeur de ces justificatifs, sous réserve de votre droit de réclamation. Quoi qu’il en soit, ceux-ci ne peuvent se limiter à des calculs sommaires ou théoriques, ni à une liste de dépenses accompagnée de pièces incomplètes ou imprécises.
En l’absence de justificatifs suffisants, l’administration peut substituer à vos frais déclarés un montant correspondant à la déduction forfaitaire de 10%. Si vos justificatifs ne portent que sur une fraction des frais dont vous demandez la déduction, elle retient uniquement le montant justifié ou lui substitue la déduction de 10%, si cette solution est plus intéressante pour vous. Cela étant, les agents du fisc ne doivent pas refuser systématiquement la déduction des frais dont le caractère professionnel n’est pas contestable, en particulier si leur justification précise est pratiquement impossible (c’est le cas des frais de taxi, par exemple).
Les frais que vous supportez lorsque vous résidez dans une ville différente de celle où est établie votre famille sont déductibles si cette situation est justifiée par des circonstances inhérentes à votre emploi. Vous pouvez alors déduire vos dépenses supplémentaires de logement, de nourriture et de déplacement.
Principalement, la déduction de ces frais est admise pour les conjoints travaillant dans deux villes différentes. Ces règles valent aussi pour les couples pacsés et pour les concubins en union stable.
La précarité de votre emploi ou des impératifs familiaux peuvent également justifier la déduction de frais de double résidence. Le tribunal administratif de Dijon a jugé que le caractère précaire d’un CDI pendant sa période d’essai justifiait la déduction de frais de double résidence pour cette période.
Toutes les dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de votre professionet dont vous pouvez prouver la réalité sont déductibles.
Vous pouvez tenir compte de frais de déménagement consécutifs au changement d’implantation de votre entreprise, à un nouvel emploi ou à une mutation ; de frais de stationnement en lien avec vos obligations professionnelles ; de frais de séjour à l’étranger pour des déplacements imposés par l’employeur ; de frais de vêtements (achat, entretien et blanchissage) spécifiques à la profession exercée ; de cotisations versées au comité d’entreprise ou de cotisations syndicales ; de frais d’abonnement et de communication de téléphone portable pour un usage professionnel.
Les frais de procès payés dans le cadre d’une procédure engagée devant le conseil de prud’hommes contre un employeur en vue du paiement des salaires sont également déductibles.
Les artistes salariés qui optent pour la déduction des frais réels sont autorisés à évaluer certaines de leurs dépenses professionnelles forfaitairement.
Les musiciens salariés peuvent évaluer la dépréciation de leurs instruments, matériels et frais accessoires à 14% de leur rémunération déclarée ès qualités. Ce forfait concerne aussi les artistes chorégraphes, lyriques et les choristes pour leurs frais d’instruments, de formation et leurs dépenses médicales.
Tous les artistes professionnels qui optent pour les frais réels peuvent aussi évaluer forfaitairement leurs frais d’habillement, coiffure, représentation, fournitures diverses, formation ainsi que leurs frais médicaux à 5% de leur rémunération déclarée.
Ces déductions de 14% et de 5% sont indépendantes et peuvent se cumuler. Elles sont aussi accordées aux intermittents du spectacle sur toutes leurs rémunérations (y compris les allocations de chômage). Les intéressés peuvent renoncer à ces forfaits et déduire ces dépenses pour leur montant réel.